Những rắc rối thường gặp khi tổ chức sự kiện

             Không có sự kiện nào từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc mà không gặp bất cứ rắc rối nào. Ngay từ giai đoạn lên kế hoạch hay chuẩn bị tổ chức sự kiện, đã có những rắc rối phát sinh. Nếu như không giải quyết nhanh chóng và kịp thời, những rắc rối này dễ kéo theo các sai sót và gây hậu quả trong ngày diễn ra tổ chức sự kiện. Những rắc rối nào thường gặp và phương án giải quyết ra sao?

tổ-chức-sự-kiện 5

(Những rắc rối thường gặp khi tổ chức sự kiện)

1. Thay đổi địa điểm tổ chức sự kiện
          Thay đổi địa điểm tổ chức sự kiện là rắc rối thường gặp nhất trong các event, có nhiều event thay đổi địa điểm sát ngày tổ chức. Việc này ảnh hưởng rất lớn đến các công tác chuẩn bị như thiết kế, thi công và cả nhân sự cũng như công việc mua sắm vật dụng cần cho tổ chức sự kiện. Nếu không xác định được chính xác địa điểm tổ chức, bạn không thể đo đạc để thiết kế, từ đó dẫn đến việc không thi công các hạng mục được. Với những hạng mục khác, sau khi thuê mướn, đặt chỗ, khảo sát giá, bạn lại phải thông báo lại với tất cả về việc thay đổi địa điểm. Nếu như trong phạm vi thành phố mình ở thì không sao, nhưng có những sự kiện lớn, tổ chức ở nhiều tỉnh thì việc thay đổi từ tỉnh này qua tỉnh khác là một quá trình thực hiện lại từ đầu mất rất nhiều thời gian và công sức.
2. Thay đổi thời gian tổ chức sự kiện
          Thay đổi thời gian tổ chức sự kiện cũng là một trong các rắc rối thường gặp nhất, nếu như việc thay đổi thời gian diễn ra sớm thì mọi thứ đều có thể được giải quyết dễ dàng. Nhưng đôi khi có những khách hàng thay đổi thời gian liên tục và cho đến sát thời điểm event diễn ra thì việc này thực sự là một rắc rối khổng lồ. Vì các khách sạn, nhất là những khách sạn lớn không phải lúc nào cũng trống để cho chúng ta đặt địa điểm, nếu thời gian thay đổi, đôi khi khách sạn đó không trống vào ngày chúng ta cần, từ đó dẫn đến việc phải thay đổi địa điểm và rồi tiếp theo là hàng loạt thay đổi khác nữa kéo theo. Hơn nữa, khi đặt chỗ và confirm chính xác về thời gian, chúng ta phải có một số ràng buộc nhất định với nhà cung cấp địa điểm, mọi sự thay đổi đều dẫn đến những thiệt hại nhất định cho cả hai bên. Bạn nên cảnh báo với khách hàng về những rắc rối như trên khi họ có ý định thay đổi địa điểm, trong trường hợp bắt buộc phải thay đổi, hãy yêu cầu khách hàng có xác nhận qua email hay tốt nhất kí một hợp đồng nguyên tắc để dựa vào đó bạn thực hiện việc chốt lại chính xác thời gian và địa điểm.

tổ-chức-sự-kiện 4

(Một trong những rắc rối thường gặp là thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện bị thay đổi)

3. Làm việc với nhiều đầu mối khi tổ chức sự kiện
          Có những khách hàng, từ lúc gặp cho đến lúc công việc tổ chức sự kiện đã hoàn tất, bạn chỉ phải làm việc với một người và 1001 công việc cũng chỉ thông qua người đó. Nhưng có những khách hàng, bạn phải làm việc với 5, 6 người, mỗi người phụ trách một hạng mục. Bạn thử tưởng tượng, bạn sẽ phải nhớ rằng địa điểm thì bạn sẽ phải làm việc với ai, F&B bạn lại phải làm việc với một nhân sự khác và khách mời thì lại do một người khác phụ trách. Đối với những khách hàng như thế này, bạn phải hết sức tập trung và tỉ mỉ để tránh thiếu sót. Thêm vào đó, câu chín người mười ý là một áp dụng hết sức chính xác trong trường hợp này, bạn phải cố gắng làm việc thật rõ ràng với người chịu trách nhiệm chính để ra quyết định cuối cùng, chứ không phải là tổng hợp lại từ ý kiến của khách hàng và cho ra một sản phẩm tạp nham. Lấy ví dụ về một hạng mục thiết kế, mẫu đưa qua duyệt, đầu tiên là người phụ trách về hình ảnh bên phía khách hàng duyệt và gửi lại, sau khi chỉnh sửa, mẫu lại được đưa qua, lần này thì phó phòng bên đó duyệt một lần nữa, lại có những thay đổi, lại phải sửa chữa, gửi qua thì được trưởng phòng xem và xét duyệt, có những ý kiến như màu chữ, vị trí, hình ảnh, cứ như vậy cho đến lúc sản phẩm cuối cùng, đem so lại thì rất giống với sản phẩm thiết kế đầu tiên.
4. Chậm trễ trong hợp đồng, tiền bạc tổ chức sự kiện
          Sau khi bảng dự toán và kế hoạch tổ chức sự kiện đã được duyệt qua, mọi công việc phải được triển khai nhưng khách hàng lại chậm trễ trong việc kí kết hợp đồng và chuyển khoản tiền ứng trước. Việc này khiến bạn chậm trễ các tiến độ với nhà cung cấp dễ dẫn đến chậm trễ công việc. Phương án là nhờ sự can thiệp của người có trách nhiệm cao hơn (như là giám đốc - người chịu trách nhiệm trong hợp đồng). Nếu lãnh đạo của bạn đồng ý xúc tiến các công việc trước thì bạn cứ làm trước những việc cần thiết trước và một mặt đốc thúc khách hàng, đưa ra các áp lực về việc chậm trễ tiến độ nếu không ứng trước một khoản kinh phí.

 

>>> Xem thêm:
> 4/2 Dã ngoại Hồ Đại Lải & Đảo Ngọc resort
> 4/2 Vui chơi trải nghiệm tại Nông trại giáo dục Erahouse
> 10/2 Trải nghiệm Khám phá, vui chơi trải nghiệm tại rừng Quốc gia Cúc Phương

Thông tin liên hệ:
CÔNG TY ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN GIÁO DỤC NHẤT VIỆT
Địa chỉ: Phòng 22.02 - cụm 102 - tòa nhà Usilk - đường Tố Hữu - Quang Trung - Hà Đông - Hà Nội
Hotline: 0987.999.790 / (024) 6251 8822
Email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Website: www.nhatvietedu.vn
Facebook: www.facebook.com/nhatvietedu


Tư vấn - Giải đáp thắc mắc

tuvan2

Tư vấn trẻ hay trớ

Hỏi: Con gái tôi 2 tháng tuổi, cứ ăn xong là lại trớ, ăn ít trớ ít, ăn nhiều trớ nhiều, bé bú sữa ngoài là chủ yếu. Từ lúc 1 tháng đến bây giờ vẫn vậy.Vậy cháu bị mắc bệnh gì?
XEM THÊM...

CÔNG TY ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN GIÁO DỤC NHẤT VIỆT

Cơ sở 1: Phòng 20.06 Tòa nhà Vinaconex 21 - 804 Quang Trung - Hà Đông - Hà Nội
Cơ sở 2: Phòng 22.02 - cụm 102 - tòa nhà Usilk - đường Tố Hữu
Hotline: 0987.999.790 / (024) 6251 8822
Email: nhatvietedu@gmail.com    Website: www.nhatvietedu.vn    Facebook: www.facebook.com/nhatvietedu

hkec.com.vnlamwebseove may bay
đồ đồng đại báivé máy bay bắc ninh giá rẻthiết kế website joomla wordpressthiết bị điệnhóa chất xử lý nướchương liệuCồn khôCồn thạchHóa chấthóa chất công nghiệpdung môi công nghiệpmàu thực phẩmhương liệu thực phẩmpSikachống thấm sikaCamera cảnh báoBarrier tự độngHệ thống giám sátHệ thống cảnh báoLắp đặt cameraCamera ip giá rẻCamera giám sát hành trìnhđăng ký học lái xethi bang b2 o tphcmClorin tẩy mốc kính ô tôthuốc tím KMNO4 pac trung quocaxit sunfuric h2so4javen naohsilicone apollo nước giặt giá rẻnước rửa chén nước rửa chén giá rẻnước rửa taymen vi sinhmicrobe liftdụng cụ thí nghiệmhóa chất thí nghiệm dung môiCông ty hóa chất hà nội