Microsoft Access là gì? Cách dùng Microsoft Access – Vietnix

Mời các bạn xem danh sách tổng hợp Cách sử dụng phần mềm access hot nhất hiện nay được bình chọn bởi người dùng

Video Cách sử dụng phần mềm access

Access là một phần mềm giúp bạn tạo ra và quản lý các cơ sở dữ liệu một cách chuyên nghiệp với các chức năng đa dạng. Access rất nổi tiếng trong mảng phân tích thông kê và cùng Vietnix tìm hiểu ngay phần mềm Access là gì? Làm thế nào để sử dụng Access?

Microsoft Office Access là gì?

Microsoft Office Access còn được gọi tắt là MS Access hay đơn giản là Access, là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ được Microsoft giữ bản quyền. Access thường được đi chung với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office và được dùng phổ biển trong các máy tính cài hệ điều hành Windows.

>> Xem thêm: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là gì? Top 9 DBMS phổ biến

Access sử dụng Microsoft Jet Database Engine và là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office và được sử dụng rộng rãi trên các hệ điều hành Windows.

Microsoft Access giúp cập nhật, chỉnh sửa thông tin nếu cần thiết và xuất dữ liệu báo cáo. Giống như Microsoft Excel, MS Access cho phép xem và chỉnh sửa dữ liệu. Nhưng Access cho phép bạn thực hiện các tác vụ phức tạp hơn, làm việc với một mảng thông tin lớn hơn.

4 đối tượng chính trong Microsoft Access

4 đối tượng chính trong Microsorf Accerss bao gồm table, query, form và report. Chúng cho phép bạn tạo ra bất cứ cơ sở dữ liệu nào theo nhu cầu sử dụng.

1. Table (Bảng)

Bảng là đối tượng cơ sở dùng để lưu trữ những dữ liệu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Mỗi bảng sẽ bao gồm nhiều cột và hàng chứa thông tin về các chủ thể nhất định. Bạn có thể điều chỉnh kiểu dữ liệu giữa các hàng và cột theo nhu cầu sử dụng.

Table (Bảng) trong access
Table (Bảng) trong access

2. Form (Biểu mẫu)

Biểu mẫu là đối tượng hỗ trợ quá trình nhập, sửa đổi và hiển thị thông tin thuận tiện, dễ dàng. Nó cũng có thể được sử dụng để điều khiển một ứng dụng. Biểu mẫu giúp dữ liệu đảm bảo tính đồng bộ, nhất quán và có tổ chức.

Form (Biểu mẫu) trong access
Form (Biểu mẫu) trong access

Bạn có thể ứng dụng biểu mẫu để hướng dẫn người dùng cung cấp dữ liệu chính xác và đúng định dạng. Dữ liệu từ biểu mẫu có thể được cung cấp cho một hoặc nhiều bảng liên quan.

3. Query (Truy vấn)

Truy vấn là đối tượng cho phép bạn tìm kiếm, sắp xếp và truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng. Khi tạo truy vấn, bạn cần lựa chọn các điều kiện cụ thể nhằm tìm kiếm chính xác dữ liệu bạn cần.

Query (Truy vấn)
Query (Truy vấn)

4. Report (Báo cáo)

Xem thêm: Bài văn viết thư lớp 3 ngắn ngọn hay nhất (40 Mẫu)

Báo cáo được sử dụng để trình bày một đối tượng bằng cách định dạng, tính toán, tổng hợp từ các dữ liệu có sẵn. Từ đó giúp các cơ sở dữ liệu trở nên dễ đọc hơn. Bạn có thể tạo báo cáo từ bất kỳ bảng, biểu mẫu hoặc truy vấn nào.

Chức năng chính của Microsoft Access

Phần mềm Microsoft Access không chỉ có những tính năng cơ bản mà còn cập nhật thêm những tính năng chi tiết giúp cho việc tạo bảng thuận tiện hơn.

Với hệ thống Microsoft Access, người dùng có thể phát triển một hệ thống quản lý thông tin dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Microsoft Access còn có thể giúp quản trị dữ liệu trong một số mảng của doanh nghiệp lớn như quản lý thông tin trạng thái bán hàng, quản lý đơn hàng, thông tin sản phẩm, thông tin đặt hàng,…

Bên cạnh đó, Access còn có thể hỗ trợ khả năng phát triển giao diện người dùng cơ bản và dễ dàng hơn trong quá trình nhập dữ liệu và lưu vào các bảng.

Một số chức năng chính của Access là:

  • Chức năng tự động tạo bảng cho phù hợp với thông tin.
  • Chức năng lưu trữ thông tin.
  • Chức năng nhắc nhở cập nhật thông tin.
  • Chức năng đưa kết quả và xuất thông tin.
  • Chức năng thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng với nhau.
Chức năng của Microsoft Access là gì
Chức năng của Microsoft Access

Sử dụng Access khi nào? Tại sao cần sử dụng Microsoft Access?

Phần mềm Access được sử dụng rất nhiều trong công việc hiện nay đặc biệt là đối với những ai học hay làm việc liên quan đến ngành kế toán, kinh tế, tài chính,… Đây là những ngành nghề phải nhập dữ liệu cũng như quản lý dữ liệu như quản lý kho, sản phẩm, thông tin nhân sự, thông tin khách hàng đều cần đến Access.

Bên cạnh đó, sử dụng Microsoft Access mang tới nhiều lợi ích thiết thực như:

  • Công cụ giúp quản lý dữ liệu hiệu quả: Microsoft Access được thiết kế cho mọi đối tượng sử dụng để quản lý dữ liệu cho tất cả các ngành nghề. Đặc biệt nếu bạn sở hữu nhiều dữ liệu dạng bảng có liên kết với nhau thì đây sẽ là công cụ tuyệt vời để thống kê và quản trị chúng.
  • Tạo cơ sở dữ liệu dễ dàng kể cả khi không rành IT: Microsoft Access có đầy đủ công cụ giúp bạn xây dựng và phát triển cơ sở dữ liệu dễ dàng ngay cả khi không am hiểu lĩnh vực IT, thiết kế. Điều này rất phù hợp đối với những người mới bắt đầu học tập và tìm hiểu về cơ sở dữ liệu, quản trị cơ sở dữ liệu, kiến trúc dữ liệu, ngôn ngữ SQL,…
  • Phần mềm hoàn toàn miễn phí: Hiện tại, Microsoft đã phát triển phiên bản Access miễn phí dành cho Web và Di Động khá hoàn thiện. Phần mềm này nằm trong bộ công cụ văn phòng Office Online. Bạn có thể tải chúng tại Office.com (phiên bản Web) hoặc download ứng dụng trên CH Play, App Store (phiên bản di động).
Khi nào cần sử dụng Access
Khi nào cần sử dụng Access

Sự khác biệt giữa Microsoft Access và Microsoft Excel

Microsoft Excel được sử dụng để hiển thị dữ liệu theo hàng ngang và hàng dọc. Dữ liệu thường được lưu trữ trong các ô. Thậm chí có thể thêm bất kỳ biểu đồ, đồ họa,… vào Excel để dễ nhìn hơn.

Excel sẽ khóa toàn bộ bảng tính sau khi được truy cập. Điều này làm cho người khác không thể chỉnh sửa các mục khác hoặc thêm mục mới. Tài liệu Excel được gọi là workbook và mỗi workbook này phải chứa ít nhất một worksheet.

Excel và Access
Excel và Access

Microsoft Access là một chương trình cơ sở dữ liệu, sử dụng ID duy nhất và danh sách dữ liệu có thể chỉnh sửa để lưu trữ thông tin chi tiết về một lượng lớn các mục, tức là bạn có thể sử dụng chương trình này để lưu trữ.

Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu mã học sinh trên VnEdu

Access được thiết kế để có nhiều người dùng làm việc trong cùng các file DB cùng với các mục đề phòng an toàn khác nhau để giúp bảo vệ dữ liệu, chẳng hạn như Record Level Locking. Cơ sở dữ liệu được tạo trong Access được lưu trong các bảng với phần mở rộng .mdb.

Sự khác nhau giữa Microsoft Excel và Microsoft Access

Cách sử dụng Microsoft Access

Dưới đây, Vietnix sẽ chia sẻ cách sử dụng Microsoft Access cơ bản và các bước chi tiết để bạn dễ hình dung và nắm được các thao tác khi sử dụng.

Tạo cơ sở dữ liệu

Bước 1: Truy cập trên thanh công cụ của Access sau đó chọn File và tiếp tục chọn New.

Ở những bản cập nhật mới, có nhiều cơ sở dữ liệu ở các dạng thức khác nhau. Bởi vậy, bạn có thể chọn mở một cơ sở dữ liệu trống, chọn mẫu có sẵn hoặc cơ sở dữ liệu web trống.

Tạo cơ sở dữ liệu Access
Tạo cơ sở dữ liệu Access

Bước 2: Đặt tên File tương ứng với nội dung trong dữ liệu. Giúp bạn phân biệt và quản lý các dữ liệu khác nhau trong phần mềm này. Ngoài ra, bạn có thể thay đổi tên File khi đã lưu bằng cách nhấn chuột phải vào File (Trong Folder đã lưu) sau đó chọn Rename để thay đổi tên file mới.

Nhập dữ liệu

Bước 1: Xác định cấu trúc dữ liệu bằng cách xác định thông tin dữ liệu và tìm một hình thức cơ sở dữ liệu sao cho hợp lý. Có các loại định dạng dữ liệu như: Kiểu biểu mẫu, kiểu truy vấn, kiểu bảng, kiểu báo cáo.

Bước 2: Tạo bảng đầu tiên bằng cách nhập nội dung vào từng dạng riêng biệt. Theo đó, bạn nên bắt đầu nhập vào bảng theo cách nhập thủ công hoặc sao chép nội dung, dán nội dung. Các dữ liệu đó được điền thành cột riêng biệt, mỗi một hồ sơ là một hàng riêng biệt.

Bước 3: Nhập dữ liệu khác, phầm mềm Microsoft Access có thể giúp bạn chia sẻ và lấy thông tin từ một tài liệu khác.Bạn chỉ cần chọn thực hiện như sau: Chọn Tab External Data sau đó chọn tập tin muốn nhập rồi chọn Chuyển tới vị trí chứa dữ liệu và tiếp tục chọn Xác định vị trí lưu mới.

Nhập dữ liệu vào Access
Nhập dữ liệu vào Access

Bước 4: Chèn cột, hình ảnh bằng các thanh công cụ trong Microsoft Access.

Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng

Bước 1: Cần hiểu được các hoạt động của các khóa: Theo đó mỗi một bảng sẽ có được một mục riêng. Trong bảng có sự mặc định, Access tạo cột ID để tăng số lượng mỗi mục. Cột này chính là khóa chính. Bảng cũng có những khóa ngoài. Bởi vậy nó có thể liên kết với một bảng khác trong cơ sở dữ liệu, trong đó liên kết chứa dữ liệu giống nhau.

Xem thêm: Giải Bài Tập Hóa Học 11 – Bài 24 : Luyện tập : Hợp chất hữu cơ

Bước 2: Chọn Tab sau đó chọn Database Tools và tiếp tục chọn Relationship.

Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng

Bước 3: Tạo mối quan hệ bằng cách nhấn giữ chuột từ bảng này tới bảng khác. Tiếp đó chọn mục Enforce Referential Integrity khi tạo liên hệ.

Tạo một truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn

Bước 1: Mở công cụ Query Design sau đó chọn Create và tiếp tục chọn Tiếp tục thiết kế truy vấn.

Tạo truy vấn
Tạo truy vấn

Bước 2: Chọn The Show Table sau đó nhấn chuột vào bảng cần chạy truy vấn và tiếp tục nhấp Close.

Bước 3: Thêm trường được tạo ra tiếp tục nhấn chuột vào cột truy vấn và sau đó chọn Design.

Bước 4: Thêm tiêu chuẩn cần thiết. Bạn cũng có thể dùng các kiểu tiêu chuẩn khác nhau.

Bước 5: Nhấn chọn Design sau đó chọn Run để xem kết quả hoặc nhấn Ctrl + S để lưu truy vấn.

Thêm tiêu chuẩn
Thêm tiêu chuẩn

Tạo và Dùng biểu mẫu

Bước 1: Chọn bảng cần tạo biểu mẫu. Thông thường người dùng sử dụng biểu mẫu để dễ dàng sử dụng và quan sát.

Bước 2: Nhấn chọn nút Form trong Tab mới. Khi đó bạn sẽ tạo được một biểu mẫu tự động các trường trong bảng.

Tạo và dùng biểu mẫu
Tạo và dùng biểu mẫu

Bước 3: Điều hướng biểu mẫu mới. Dựa vào nút mũi tên ở phía dưới cùng để di chuyển giữa các hồ sơ. Bạn cũng có thể dùng nút này trên các cạnh để di chuyển từ hồ sơ đầu tiên tới hồ sơ cuối cùng.

Tạo một báo cáo

  • Bước 1: Chọn bảng hoặc truy vấn.
  • Bước 2: Nhập tab mới.
  • Bước 3: Thiết lập nguồn cho báo cáo trống.
  • Bước 4: Thêm trường vào báo cáo.
  • Bước 5: Thêm nhóm vào báo cáo.
  • Bước 6: Lưu và chia sẻ.

Lời kết

Ứng dụng Access trong công việc giúp tiết kiệm thời gian, và các liên kết được tạo ra giúp thông tin, dữ liệu sử dụng linh hoạt hơn. Hy vọng qua bài viết này, Vietnix đã giúp bạn hiểu hơn về Microsoft Access là gì và cách sử dụng của nó. Nếu có bất cứ vấn đề thắc mắc nào, hãy để lại bình luận bên dưới để được hỗ trợ nhanh chóng!

Bản quyền nội dung thuộc Nhất Việt Edu

Bài viết liên quan

Kỷ lục giữ sạch lưới cho Argentina của Emiliano Martinez
[Ngữ văn 8] Nói giảm nói tránh là gì? Khi nào nên nói giảm nói tránh
[Ngữ văn 8] Nói giảm nói tránh là gì? Khi nào nên nói giảm nói tránh
Cris Phan là ai? Tiểu sử, sự nghiệp, tình cảm của Cris Devil Gamer
Cris Phan là ai? Tiểu sử, sự nghiệp, tình cảm của Cris Devil Gamer
Đề thi GDCD 7 học kì 1 Kết nối tri thức năm học 2022 – 2023
Đề thi GDCD 7 học kì 1 Kết nối tri thức năm học 2022 – 2023
Vùng biển đông tiếp giáp với bao nhiêu quốc gia? – Luật ACC
Vùng biển đông tiếp giáp với bao nhiêu quốc gia? – Luật ACC
MTR là gì trên TikTok? Định nghĩa chính xác về MTR – Macstore
MTR là gì trên TikTok? Định nghĩa chính xác về MTR – Macstore
Ở đây đã có anh chị nào đọc cuốn sách “Không gục ngã” của nhà
Ở đây đã có anh chị nào đọc cuốn sách “Không gục ngã” của nhà
Thần thoại Nữ Oa Thị – Lịch sử Trung Quốc | Biên Niên Sử
Thần thoại Nữ Oa Thị – Lịch sử Trung Quốc | Biên Niên Sử